Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP ở Việt Nam

Phần mềm ERP, Giải pháp ERP hay mạng lưới hệ thống ứng dụng quản trị doanh nghiệp ( ERP ) … có lẽ rằng là những khái niệm không còn lạ lẫm với những doanh nghiệp Nước Ta trong thời đại CNTT. Nhưng, việc tiến hành thành công xuất sắc ứng dụng ERP thôi là chưa đủ, để khai thác hết quyền lợi mà nó mang lại thì những doanh nghiệp cần biết cách sử dụng những ứng dụng ERP ở Nước Ta .

1.  Phần mềm ERP là gì?

Để hiểu được “ Phần mềm ERP là gì ”, trước hết tất cả chúng ta cần hiểu rõ những khái niệm bao hàm trong nó, đơn cử :

  • Enterprise: Là doanh nghiệp, chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất.
  • Resource: Là tài nguyên trong doanh nghiệp. Những tài sản tồn tại trong hay liên quan đến công ty có sẵn hay những giá trị được tạo ra hàng ngày. Nhân viên hay nhà quản lý cũng được xem là tài nguyên vô cùng quan trọng của công ty.
  • Planning: Là hoạch định, nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.

ERP là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một quy mô ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị hoạt động giải trí kinh doanh thương mại, thu thập dữ liệu, tàng trữ, nghiên cứu và phân tích diễn giải. Một bộ phận tích hợp gồm có nhiều công cụ : kế hoạch loại sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ giao hàng, tiếp thị và bán hàng, quản trị kho quỹ, kế toàn tương thích với công ty lớn .

Vậy, Phần mềm ERP là gì? Đó là một hệ thống tập hợp các ứng dụng khác nhau giúp nhân viên, nhà điều hành xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó tài nguyên doanh nghiệp được quản lý toàn diện từ A đến Z. Hệ thống tài nguyên phát triển, sức mạnh doanh nghiệp sẽ tăng.

2.  Các Phần mềm ERP tại thị trường Việt Nam

Khi những chủ Doanh nghiệp nhận ra rằng, ERP thực sự thiết yếu, là nền tảng cơ bản cho sự tăng trưởng tiêu biểu vượt trội thì nhu yếu về mạng lưới hệ thống này ngày càng được ngày càng tăng. Kéo theo đó là sự gia nhập của hàng loạt những nhà sản xuất ERP trong và ngoài nước trên thị trường Nước Ta .

2.1. Các phần mềm nước ngoài

  • Một số thương hiệu nổi tiếng về ERP của nước ngoài phải nhắc tới như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, SAGE…
  • Ưu điểm: Với bề dày kinh nghiệm nhiều năm, cùng việc lĩnh hội được nhiều thành tựu công nghệ cao trên thế giới, các phần mềm ERP nước ngoài mang lại những hiệu quả nổi bật tại các Doanh nghiệp đã triển khai thành công. Các hệ thống này được vận hành theo một quy trình chuẩn hóa đòi hỏi các doanh nghiệp cũng phải thay đổi và thích nghi theo ở mức độ cao.
  • Nhược điểm:

giá thành ứng dụng ERP quốc tế rất cao. Không đơn thuần chỉ là ngân sách tiến hành, mà cạnh bên đó những ngân sách về dịch vụ đi kèm như : Tư vấn ; Chi tiêu tái cấu trúc Doanh nghiệp theo quá trình chuẩn ; Ngân sách chi tiêu bảo dưỡng, sửa đổi ; … cũng rất lớn. Đa số ứng dụng quốc tế số lượng giới hạn user sử dụng ứng dụng. Vì vậy khi muốn tăng số lượng người dùng, doanh nghiệp cũng phải chi trả một mức phí đáng kể .
Khả năng tùy biến khá cứng ngắc và cồng kềnh. Thông thường, nhà phân phối sẽ khuynh hướng doanh nghiệp sử dụng theo những format có sẵn của chuẩn mực, đồng nghĩa tương quan với việc hạn chế năng lực thích hợp riêng theo chính sách tại Nước Ta. Đặc biệt modules Quản lý tài chính – kế toán là một phần hành gặp phải nhiều khó khăn vất vả với điểm yếu kém này từ ứng dụng quốc tế .
Các bài toán giải quyết và xử lý ở từng bộ phận trong doanh nghiệp Việt khá phức tạp, sống sót nhiều trường hợp và yếu tố chưa ổn. Khi đó nhà phân phối Việt sẽ thuận tiện đồng cảm người dùng Việt để hoàn toàn có thể đưa ra giải pháp tư vấn tương thích .
Như tất cả chúng ta thấy, để tiến hành và ứng dụng thành công xuất sắc một mạng lưới hệ thống ứng dụng ERP quốc tế, không chỉ cần một tiềm lực kinh tế tài chính thực sự mạnh, doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ nhân sự về quản lý và vận hành tương thích với mạng lưới hệ thống. Trên trong thực tiễn nhiều doanh nghiệp Việt là những tập đoàn lớn lớn, đã góp vốn đầu tư mạng lưới hệ thống ERP quốc tế nhưng vì nhiều nguyên do đã phải bỏ lỡ giữa chừng, khiến lâm vào cảnh “ tiền mất tật mang ”. Minh chứng từ 2 dự án Bất Động Sản Tân Á Đại Thành và dự án Bất Động Sản Đạm Hà Bắc ( Khách hàng đã chọn giải pháp quốc tế và không tương thích nên quay lại chọn giải pháp BRAVO và thực thi thành công xuất sắc ) .

2.2. Phần mềm ERP trong nước

Gần đây, thị trường ứng dụng ERP trong nước trở nên khá sôi sục bởi sự Open của nhiều nhà cung ứng mới. Tuy nhiên trong thực tiễn cho thấy rằng, tại Nước Ta còn khá nhiều ứng dụng chưa đạt được những tiêu chuẩn cơ bản của ERP nhưng vẫn mang danh ứng dụng ERP. Về thực chất những ứng dụng này chưa cung ứng được theo những nhu yếu quản trị của doanh nghiệp trên quy mô toàn diện và tổng thể ; năng lực tùy chỉnh còn hạn chế ; chưa triển khai được những tính năng mang tính quản trị như nghiên cứu và phân tích, cảnh báo nhắc nhở … ; hay cơ bản mới chỉ được tăng trưởng rộng thêm một chút ít so với ứng dụng kế toán thường thì .

Là đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản trị trong nước (Gần như duy nhất) chỉ làm hệ thống ERP. Tại 1 thời điểm chỉ có 1 sản phẩm ERP duy nhất, toàn bộ nguồn lực tập trung vào sản phẩm lõi của hệ thống (Không phân tán phát triển nhiều sản phẩm). Và từ sản phẩm lõi duy nhất của hệ thống theo thời điểm sẽ thực hiện hiệu chỉnh cho phù hợp hơn với yêu cầu quản trị của từng mô hình doanh nghiệp. BRAVO có lợi thế canh tranh lớn so với các công ty phần mềm Việt Nam về đội ngũ thực hiện triển khai ERP. Gần 400 cán bộ nhân viên với 70% là chuyên viên kỹ thuật có kinh nghiệm, có thể cùng doanh nghiệp khảo sát bài toán, xây dựng quy trình, thực hiện triển khai thành công các hệ thống ERP, quản trị liên phòng ban cho doanh nghiệp. Vì vậy BRAVO đã triển khai phần mềm quản trị ERP, liên phòng ban tại nhiều tập đoàn tổng công ty lớn rất thành công ở Việt Nam như Tập đoàn Hòa Phát, Tập đoàn Tân Á Đại Thành, Tập đoàn Trường Hải (THACO)… Do vậy, năng lực BRAVO hoàn toàn có kinh nghiệm triển khai trong nhiều lĩnh vực khác nhau, có khả năng tư vấn quy trình phù hợp với các mô hình hoạt động doanh nghiệp theo kiểu đặc trưng của Việt Nam.

  • Ưu điểm: Chi phí cài đặt và duy trì hợp lý cho doanh nghiệp Việt có quy mô vừa và lớn; Hệ thống biểu mẫu báo cáo lên đúng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam; Việc cập nhật thay đổi cũng thực hiện đơn giản, chi phí thấp; Khả năng tùy biến cao đáp ứng được mọi yêu cầu quản trị tổng thể và bài toán đa ngành nghề; …
  • Nhược điểm: So với các phần mềm nước ngoài, tính chuẩn hóa trong quy trình vận hành chưa cao.

>>> So sánh giữa ERP trong nước và nước ngoài.

3.  Để ứng dụng ERP hiệu quả, Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

ERP không đơn thuần là công nghệ tiên tiến. Trên hết, nó là nơi tích góp kỹ năng và kiến thức và kinh nghiệm tay nghề quản trị, kinh nghiệm tay nghề tác nghiệp .
Vì vậy ở Nước Ta, tuy có rất nhiều doanh nghiệp đã tiến hành ERP, thậm chí còn bỏ ra ngân sách lớn sử dụng những ứng dụng của những nhà sản xuất quốc tế. Nhưng quyền lợi mang lại chưa tương ứng với số tiền bỏ ra. Dưới đây là những tư vấn cơ bản về những gì Doanh nghiệp cần sẵn sàng chuẩn bị để hoàn toàn có thể ứng dụng ứng dụng ERP hiệu suất cao nhất :

  • Xác định rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chỉ trả của doanh nghiệp mình: Việc đầu tiên và vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến mọi quyết định và hiệu quả của cách sử dụng phần mềm ERP sau này là xác định được rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chi trả của doanh nghiệp mình. Bước này giúp doanh nghiệp hình dung ra được sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với mình từ đó tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Mặt khác, bước này là tiền đề để họ có được những yêu cầu cho đơn vị triển khai phần mềm ERP sau này.
  • Lựa chọn nhà cung cấp: Khi thực hiện xong bước trên, việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Một trong những điểm quan trọng khi chọn nhà cung cấp là cần tìm hiểu kỹ năng lực cũng như các dự án đã được họ triển khai thành công.
  • Triển khai dự án: Dự án thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Các bước cơ bản sau sẽ giúp một dự án triển khai phần mềm ERP thành công là:
  • Chuẩn bị dự án ERPCác doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi. 
  • Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP: Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.
  • Phân tích dự án ERP: Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP.
  • Thực hiện dự án ERP: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.
  • Xác nhận dự án ERP: Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là các cán bộ nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.
  • Triển khai hệ thống ERP: Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.

80 % khối lượng việc làm trong quy trình tiến hành ERP là tư vấn, chỉ có 20 % khối lượng là lập trình. Hầu hết những dự án Bất Động Sản ERP không thành công xuất sắc là do khâu tư vấn tiến hành. Chúng ta nên thuê những đơn vị chức năng tư vấn uy tín, vừa bảo vệ cho dự án Bất Động Sản chắc như đinh thành công xuất sắc, vừa tạo ra thời cơ học hỏi tích góp kinh nghiệm tay nghề. Đáng tiếc là nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không đồng ý góp vốn đầu tư ngân sách này .

4. Sơ bộ về cách sử dụng phần mềm ERP Việt Nam (BRAVO 8 ERP-VN)

Sau khi triển khai thành công, nhà cung cấp phần mềm sẽ có trách nhiệm đào tạo và hướng dẫn sử dụng cho các CBNV phụ trách trong từng doanh nghiệp. Với mỗi nhà cung cấp, phần mềm được thiết kế khác nhau vì vậy sẽ không có thông tin sử dụng phần mềm ERP chung nào mang tính chuẩn chỉnh áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp.

Dưới đây, chúng tôi sẽ san sẻ một số ít thông tin cơ bản về cách sử dụng trực tiếp trên ứng dụng BRAVO – Phiên bản BRAVO 8 ( ERP-VN ) để Quý bạn đọc hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm và có tưởng tượng đơn cử về ứng dụng hơn .

4.1. Cấu trúc cơ bản của phần mềm ERP BRAVO 8

Màn hình chính của chương trình BRAVO 8 Open như hình ảnh dưới đây .

Cấu trúc chương trình làm việc bao gồm các thành phần chính sau:

  • Hệ thống menu: biểu tượng ô vuông kẻ nằm phía trên cùng của màn hình giao diện chính. Tại đây chứa tất cả các chức năng của chương trình.

Điểm đặc biệt quan trọng nhất trên mạng lưới hệ thống menu là năng lực tìm kiếm, được cho phép tìm bất kể công dụng nào của chương trình được khai báo. Các menu con gồm có :

  • Danh mục: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến những danh mục của chương trình.
  • Chứng từ: chứa các lệnh cho phép truy cập đến những chức năng cập nhật dữ liệu đầu vào của chương trình như “Phiếu thu tiền mặt”, “Phiếu chi”, “Phiếu nhập mua”…
  • Tổng hợp: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến chức năng đầu kỳ hoặc cuối kỳ của chương trình.
  • Báo cáo: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến tất cả các báo cáo.
  • Hệ thống: Cung cấp các chức năng hệ thống như Sao lưu, Truyền nhận dữ liệu, Quản lý người sử dụng.
  • Tùy chọn: Chứa các lựa chọn thay đổi một số giao diện của chương trình.
  • Thanh công cụ: vị trí nằm ngang và ở vị trí bên phải so với hệ thống menu, chứa các lệnh thường xuyên được sử dụng trong quá trình thao tác. Hiển thị thay đổi tùy thuộc vào chức năng mà người sử dụng đang làm việc. Các chức năng thao tác với dữ liệu bao gồm: Đổi cỡ font chữ, Đổi ngôn ngữ, Thêm mới, Mở, Tải lại dữ liệu, In, Xóa, Khôi phục, Import, Export.
  • Panel Phân hệ: gồm 10 phân hệ chính: Quan hệ Khách hàng, Quản lý Mua hàng, Quản lý Bán lẻ, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý Sản xuất – Giá thành, Quản lý Nhân sự Tiền lương, Quản lý Tài sản, Vốn bằng tiền, Kế toán tổng hợp. Khi nhấp chuột vào phân hệ nào, toàn bộ các dữ liệu liên quan sẽ được hiển thị ở phần trống còn lại trên màn hình.

>>> Các phân hệ cơ bản của phần mềm BRAVO 8 (ERP-VN)

4.2. Các thao tác sử dụng cơ bản trên phần mềm BRAVO 8 ERP-VN

Khi nắm rõ được cấu trúc chương trình tích hợp cùng 1 số ít quy tắc thao tác dưới đây là những bạn hoàn toàn có thể sử dụng cơ bản khi chỉ mới khởi đầu tiếp cận ứng dụng ERP của BRAVO. Với phong cách thiết kế giao diện văn minh phẳng, cùng cấu trúc rõ ràng giúp người dùng sử dụng một cách thuận tiện và nhanh gọn .

Tên phím, tổ hợp phím

Diễn giải

F1

Trợ giúp

F2

Thêm mới

Ctrl + F2

Thêm bản sao mới

F3

Mở hoặc Sửa

F4

Mở dropdown khi con trỏ đang đứng ở combobox

F5

Tải lại tài liệu ( refresh )

F6

Chuyển nhóm

Ctrl + F6

Gộp mã

F7

In

F8

Đình chỉ tài liệu

Ctrl + F

Tìm kiếm

ENTER

Danh mục chi tiết cụ thể

Ctrl + ENTER

Chấp nhận

ESC

Hủy bỏ, quay ra

Backspace

Quay lại nhóm mẹ

Alt + F4

Thoát khỏi chương trình

F12

Máy tính ( calculator )

Ctrl + A

Đánh dấu toàn bộ những bản ghi ( để triển khai thao tác với nhiều bản ghi cùng lúc )

Ctrl + N

Thêm dòng nhập liệu mới khi đang mở phiếu

Ctrl + S

Lưu dữ liệu hiện tại và giữ nguyên màn hình hiển thị nhập liệu

Ctrl + Delete

Xóa dòng tài liệu hiện tại ở bảng con khi nhập liệu ở Editor

4.3. Khả năng tùy biến trên phần mềm ERP

Khả năng tùy biến ( Customize ) là một nhu yếu thiết yếu trong mạng lưới hệ thống ứng dụng ERP. Tuy nhiên mức độ customize như thế nào, cao hay thấp, nhiều hay ít lại nhờ vào rất nhiều vào năng lượng của mỗi nhà phân phối. BRAVO với kinh nghiệm tay nghề lâu năm cùng với sự thành công xuất sắc của những dự án Bất Động Sản lớn đã giúp cho năng lực tùy chỉnh của ứng dụng đã ngày càng được nâng cấp cải tiến và chất lượng dịch vụ được nâng cao .

  • Đáp ứng mọi yêu cầu quản trị đặc thù trong mỗi Doanh nghiệp.

Nhờ có phong cách thiết kế mở và linh động mà ứng dụng BRAVO ngoài việc được cho phép thuận tiện sửa đổi, thêm bớt tính năng trong từng phân hệ còn cho phép tích hợp thêm những phân hệ mới địa thế căn cứ vào nhu yếu quản trị của từng doanh nghiệp. Đồng thời thuận tiện liên kết với một mạng lưới hệ thống ứng dụng thứ hai. Ưu điểm và lợi thế cạnh tranh đối đầu lớn nhất của BRAVO đó chính là việc đưa ra giải pháp và giải quyết và xử lý những bài toán đặc trưng tại những Doanh nghiệp vừa và lớn .

  • Phần mềm được nghiên cứu, thiết kế riêng cho mỗi lĩnh vực ngành nghề Kinh doanh.

Sự tăng trưởng của doanh nghiệp cùng với tính phong phú và đặc trưng của những ngành nghề kinh doanh thương mại sẽ dẫn đến sự quá tải so với những ứng dụng có phong cách thiết kế đóng và yếu tố càng trở nên phức tạp khi không có những ứng dụng được tổ chức triển khai tốt. Ngay từ khi nghiên cứu và điều tra và tăng trưởng, BRAVO 8 ( ERP-VN ) đã được thiết kế xây dựng theo khuynh hướng quản trị toàn diện và tổng thể, phân phối bài toán quản trị cho nhiều ngành nghề .
Cho đến nay, Phần mềm BRAVO đã được ứng dụng thành công xuất sắc ở nhiều doanh nghiệp lớn đầu ngành trong hầu hết những ngành nghề nghành nghề dịch vụ kinh doanh thương mại của Nước Ta .

>>> Chi tiết về danh sách Khách hàng tiêu biểu của BRAVO.

Mọi thắc mắc về ERP của Quý bạn đọc xin vui lòng gửi yêu cầu cho chúng tôi.

Hoặc Liên hệ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO

🏢 VP Hà Nội: Tầng 7, tòa nhà 311 – 313 Trường Chinh, Q. Thanh Xuân.
📞 Tel: 024 3776 2472 📧 Email: truongtainang2018@gmail.com
🏢 VP Đà Nẵng: Tầng 3, 466 Nguyễn Hữu Thọ, Q. Cẩm Lệ.
📞 Tel: 0236 363 3733 📧 Email: truongtainang2018@gmail.com
🏢 VP Tp. HCM: Lầu 2, 116-118 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3.
📞 Tel: 028 3930 3352 📧 Email: truongtainang2018@gmail.com

>>> Kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP của nhà cung cấp BRAVO